Acht einfache Schritte

Familienunterlagen: Tipps für mehr Ordnung

Ein Griff und die Garantiequittung ist gefunden, alle Steuerunterlagen sind am einem Ort? Es muss kein Traum bleiben, alle Familien-Unterlagen so zu organisieren, dass sie griffbereit und verfügbar sind. Acht einfache Schritte zu mehr Ordnung.

Autor: Oliver Mest
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Schritt 1: Schaffe Platz!

Vater Familienunterlagen
Foto: © fotolia.com/ bramgino

Zunächst einmal brauchst du einen festen Platz, an dem du alle Unterlagen in Zukunft aufbewahrst. Vergess die „Fensterbank-Ablage“, verabschiede dich von Kühlschrankmagneten und mehr oder weniger großen „Häufchen“ überall in der Wohnung, auf denen Papiere gesammelt werden. Bestimme einen Raum wie das Arbeitszimmer, das für deine Unterlagen reserviert ist, oder (wenn nicht genug Platz da ist) zumindest eine Ecke in einem Zimmer, die demselben Zweck dient – und nur dort werden Papiere zukünftig abgelegt.

Schritt 2: Jetzt wird geordnet

Schaffe dir jetzt an diesem Ort für deine Papiere ein bisschen Platz – entweder auf dem Schreibtisch oder notfalls auf dem Boden. Bilde Stapel für die verschiedenen Themen: von den Unterlagen für das Auto über Geldanlagen, Garantiebelege, Rentenbescheide, Steuerunterlagen bis hin zu den Papieren für die Urlaubsbuchung, Versicherungsinformationen und Unterlagen zur Wohnung oder eigenen Immobilie.

Tipp: Wenn du Unterlagen nicht auf Anhieb zuordnen kannst, lege sie erst einmal beiseite – wenn alle anderen Papiere ihren Platz gefunden haben, wirst du schon sehen, wo die übrig gebliebenen Unterlagen hinpassen.

Schritt 3: Ablegen!

Wenn du alle Papiere aufgeteilt hast, ist es Zeit für die Ablage. Wenn Unterlagen chronologisch abgeheftet werden müssen (z. B. Kontoauszüge) oder wenn abgeheftete Unterlagen ggf. wieder eingesehen werden müssen (z. B. Verträge), dann solltest du ganz normale Ordner zum Abheften benutzen. Bei Unterlagen, die noch einmal benötigt werden (z. B. Steuerbelege), bietet sich die Ablage in einem Hängeregister an, wo die Papiere lose eingelegt werden: Du hast dann in dem Hängeregister „Steuern“ zum Jahresende alle Steuerbelege zur Hand und kannst sie als Basis für die Steuererklärung nehmen.

Tipp: Viele Unterlagen – wie z. B. Kontoauszüge – liegen heute schon digital vor. Es ist unsinnig, sie auszudrucken und dann abzuheften. Deshalb solltest du für solche Unterlagen auf deinem Rechner eine ähnliche Ordnung schaffen wie im zweiten Schritt – und die Papiere dann dort digital ablegen. Vorsicht aber: Regelmäßiges Herstellen einer Sicherungskopie nicht vergessen!

Schritt 4: Existenzielle Unterlagen sichern

Einige besonders wichtige Dinge gehören nicht in Ordner oder Hängeregister, sondern in einen Safe oder in ein Bankschließfach: Dazu gehören Unterlagen über  Immobilienkäufe, Lebensversicherungsunterlagen, die im Ernstfall schnell und zuverlässig benötigt werden, aber auch Urkunden, Kopien von Ausweisen (wie Reisepässen), Zeugnisse oder das Testament. Kurzum: Alle Unterlagen, die sich nicht einfach ersetzen lassen.

Schritt 5: „Kinder-Unterlagen“ verwalten

Rund um den Nachwuchs gibt es Dutzende Unterlagen: Angefangen bei dem Vorsorgeheft für die U-Untersuchungen über weitere medizinische Dokumente wie den  Impfpass bis hin zu Röntgenaufnahmen. Untersuchungen für die Einschulung oder die Anmeldung zum Kindergarten gehören ebenso dazu wie die Berichtshefte und später die Zeugnisse in der Schule oder auch die Empfehlung und die Anmeldeunterlagen zur weiterführenden Schule nach der Grundschule. Nicht zu vergessen natürlich noch offizielle Dokumente wie die Geburtsurkunde, der Ausweis oder Kinderreisepass. Lege für jedes Kind einzeln einen Ordner an, in dem du alle Unterlagen nach Lebensabschnitten ablegst. Bewährt hat sich eine Aufteilung nach der Zeit vor dem Kindergarten, der Kindergartenzeit selbst, der Zeit in der Grundschule und der Zeit in der weiterführenden Schule bis hin zum Beginn der Ausbildung.

Schritt 6: Geldtermine optimal verwalten

Ein vergessener Termin kann teuer werden, etwa wenn du einen Kündigungstermin für eine Versicherung übersehen oder den Inspektionstermin fürs Auto vergisst. Notiere dir solche langfristigen Termine mithilfe deines Computers oder Smartphones – die Mail-Programme wie Outlook oder Terminkalender erinnern dich sogar an wichtige Termine – und zwar immer wieder, bis du den Termin bestätigt hast.

Schritt 7: Rechnungen immer pünktlich zahlen

Niemand bekommt gerne Rechnungen und bezahlt sie – kein Wunder also, dass viele Rechnungen irgendwo landen, wo man sie niemals wiederfindet. Und schon entstehen Zusatzkosten, weil Mahngebühren fällig werden. Lege dir deshalb einen Ordner nur für deine Rechnungen an. Unterteilt ist er ganz simpel in zwei Teile: „Bezahlte Rechnungen“ und „Unbezahlte Rechnungen“. Bekommst du eine Rechnung, wandert die in die unbezahlte Abteilung. Ist sie bezahlt, wird sie umgeheftet, und du weißt genau, welche Rechnungen bezahlt sind – und welche nicht. 

Schritt 8: Entrümpeln – wenn es an der Zeit dafür ist!

Niemand kann endlos Unterlagen aufbewahren, weil sonst dafür ein eigenes Archiv erforderlich ist. Aber das ist auch gar nicht notwendig. Lies auf der nächsten Seite, wie lange Unterlagen aufbewahrt werden müssen.

Unterlagen aufbewahren: Wie lange?

„Lebenslang"

Es gibt einige Unterlagen, die auf jeden Fall lebenslang aufbewahrt werden sollten: Dazu zählen Urkunden über erreichte Schul- und Ausbildungsabschlüsse – sowohl die eigenen wie auch die Ihrer Kinder. Ebenfalls dazu gehören der Taufschein, die Geburtsurkunde, das Stammbuch oder die Heiratsurkunde – auch hier gilt das Aufbewahrungsgebot natürlich für die ganze Familie. Dazu kommen medizinische Unterlagen, die fortgeschrieben werden wie zum Beispiel ein Impfpass oder das Bonusheft für den Zahnarztbesuch für jedes Familienmitglied: Solche Dokumente sind ebenfalls lebenslang wichtig. Mindestens 30 Jahre lang sollten wichtige öffentliche Dokumente – wie beispielsweise Akten aus einem Rechtsstreit sowie Urteile – aufbewahrt werden, die für oder gegen dich vor Gericht ergangen sind.

Gesundheitsunterlagen

Auch für Gesundheitsunterlagen solltest du eine lange Aufbewahrungsdauer von mindestens zehn Jahren einplanen. Darunter fallen alle Unterlagen, die du von Ärzten, Heilpraktikern oder nach Krankenhausaufenthalten bekommen hast wie Atteste, Röntgenunterlagen oder Befundberichte. Für dich selbst kann das wichtig sein, wenn Krankheiten festgestellt werden, deren Entwicklung geklärt werden muss wie zum Beispiel bei Rheuma oder Osteoporose. Aber auch für den Abschluss von Versicherungen wie der Berufsunfähigkeits- oder Risikolebensversicherung können Gesundheitsunterlagen entscheidend sein. Beim Nachwuchs kommt hinzu, dass Gesundheitsunterlagen auch bei der Anmeldung für den Kindergarten, bei der  Einschulung oder der Entscheidung für die weiterführende Schule eine Rolle spielen können.

Steuerunterlagen

Zudem gibt es Steuerunterlagen, für die es Aufbewahrungspflichten gibt. So müssen Handwerkerrechnungen auch von Privathaushalten zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Für Unternehmer, Selbstständige oder Vermieter gelten teilweise Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren. Der Steuerbescheid selber muss nur so lange aufbewahrt werden, bis der Steuerbescheid rechtskräftig ist. Meist ist es aber sinnvoll, ihn länger aufzubewahren, weil er auch als Einkommensnachweis fungieren kann. Das kann zum Beispiel wichtig sein, um Familienleistungen wie das  Elterngeld oder Wohngeld zu beantragen. Und wenn die Kinder selbst Geld verdienen, sollten auch deren Steuerbescheide aufbewahrt werden, weil die zum Beispiel für die Berechnung von Wohngeld-Ansprüchen eine Rolle spielen können.

Rechnungen

Rechnungen sollten ohnehin so lange aufbewahrt werden, bis sie verjährt sind – in der Regel ist das nach drei Jahren der Fall. Kaufbelege solltest du mindestens zwei Jahre lang behalten – so lange gilt die gesetzliche Gewährleistungspflicht, wenn gekaufte Dinge kaputtgehen. Ohne Beleg sind Ansprüche ansonsten schwer durchzusetzen. Motiviere auch deine Kinder dazu, Kaufbelege für selbst finanzierten Anschaffungen wie Kleidung, das Smartphone oder die Playstation aufzubewahren, um Garantieansprüche durchsetzen zu können.

Bankunterlagen

Alle Bankunterlagen solltest du mindestens so lange behalten, bis der jeweilige Vertrag abgewickelt ist – bei einem Kreditvertrag also so lange, bis der Kredit zurückgezahlt ist. Werden die Belege nicht für die Steuer benötigt, können sie dann vernichtet werden. Alle andere Bankunterlagen – vor allem die Kontoauszüge – sollten aus Beweisgründen vier Jahre lang aufbewahrt werden.

Versicherungsunterlagen

Alle Versicherungsunterlagen sollten so lange aufbewahrt werden, wie der jeweilige Vertrag läuft.

Sozialversicherungsunterlagen

Du solltest alle Unterlagen, die Rentenansprüche dokumentieren, zumindest bis zum Rentenbeginn aufbewahren: Das gilt für die gesetzlichen Rentenansprüche ebenso wie für private Vorsorgeleistungen. Auch andere Bescheide – über Arbeitslosengeld, Wohngeld, Elterngeld und ähnliche Leistungen – werden manchmal noch benötigt, um Einkommen nachzuweisen oder entsprechende Ausfallzeiten im Job belegen zu können. Spätestens wenn dein Kind den Übergang von der Schule zur Ausbildung nimmt, baut es einen eigenen Stamm an Unterlagen auf – auch die sollten solange aufbewahrt werden, bis definitiv auszuschließen ist, dass sie noch einmal gebraucht werden.

Wohnungs- und Mietverträge

Mietverträge und alle damit in Zusammenhang stehenden Unterlagen – wie zum Beispiel Übergabeprotokolle – sollten bis zum Ablauf der Verjährungsfrist nach drei Jahren aufbewahrt werden. Nebenkostenabrechnungen können vernichtet werden, wenn die Abrechnung ordnungsgemäß und von Ihnen anerkennt ist.

Wohneigentum

Wer ein Haus baut, sollte die Unterlagen fünf Jahre lang aufbewahren, denn hier greift eine fünfjährige Verjährungsfrist. Aber auch aus anderem Grund lohnt es sich, penibel zu sein, denn die Unterlagen helfen beim Verkauf eines Hauses dabei, den Wert zu ermitteln und getätigte Ausgaben oder Renovierungen und Verbesserungen zu belegen.

 


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